integrato con

I PRINCIPI DEL CODICE DEONTOLOGICO FORENSE, I PRINCIPI DALLE ASSOCIAZIONI IMPRENDITORIALI DI CATEGORIA

Riferimento Revisione Data Approvato
 

Codice Etico

 

01

 

2/12/2019

 

19/02/2021

 

PREAMBOLO

Questo preambolo è parte integrante del Codice Etico di PALMA BORIA STA S.R.L., ne chiarisce le fonti, l’ambito di applicazione, i valori ispiratori, i concetti e gli scopi fondamentali, i destinatari e le parti interessate.

 

Il Codice Etico si applica a tutti i dipendenti e collaboratori a qualunque titolo di PALMA BORIA STA S.R.L., stabilendo principi e regole di condotta cui si deve attenere nello svolgimento delle proprie attività e nei suoi rapporti con i clienti e gli altri stakeholder come di seguito chiarito.

 

Si esplicita la “visione etica” della consulenza, mediante cui gli avvocati della PALMA BORIA STA S.R.L adempiono alla missione della società. Mentre la “missione” aziendale definisce gli scopi, le conseguenze e gli stati di cose che la società intende raggiungere, la “visione etica” definisce le modalità, i criteri e i rapporti mediante i quali si intende operare, e quindi ha a che fare con i principi, le regole, i diritti e i doveri cui si deve adempiere nel perseguire ciascuna missione lecita.

 

Fanno parte della visione etica della consulenza legale:

 

  • La responsabilità morale verso il cliente per le conseguenze e gli effetti della consulenza, specie quelle che il cliente non è perfettamente in grado di prevedere a causa del differenziale conoscitivo e informativo a vantaggio del consulente, sia che si tratti di aiutare la presa di decisioni strategiche, sia che si tratti di assistere l’attuazione di politiche aziendali, per le quali occorrono conoscenze particolari. Tale differenza di conoscenza è costitutiva della stessa professione di avvocato, anche qualora la conoscenza sia impiegata per esprimere una valutazione esterna sulla base di elementi, informazioni e conoscenze aggiuntive, circa la fattibilità di ipotesi e piani d’azione elaborati dall’azienda, posto che essa non sia mera copertura e legittimazione di decisioni già prese – nel qual caso non può essere qualificata come prestazione professionale;

 

  • La cura della relazione fiduciaria con il cliente, nel senso dell’obbligo di esercitare la propria autonoma capacità di giudizio e di scelta circa strategie e decisioni attuative raccomandate, in modo da favorire e promuovere l’interesse del cliente, per come esso è stato espresso e chiarito nel corso delle fasi preliminari, ma anche come esso si è rivelato nel corso dell’attività di consulenza.

 

Nell’ambito della cura della relazione fiduciaria, l’etica della consulenza richiede sempre di rispettare e promuovere l’autonomia del cliente e quindi la sua responsabilità nel prendere le proprie decisioni nelle fasi in cui tali scelte siano richieste.

 

La visione etica tiene conto della complessità dei contesti organizzativi in cui il consulente entra.

Quindi essa implica:

  • Saper distinguere “chi è cliente”: il committente dell’incarico ha certamente un ruolo importante per l’instaurarsi della relazione fiduciaria tra cliente e professionista tipica di una prestazione professionale, ma spesso egli affida l’incarico in nome e per conto del vero cliente che in ultima istanza è l’organizzazione o società a vantaggio della quale vengono prestati i servizi di consulenza;

 

  • Avere consapevolezza dei possibili conflitti di interessi o anche contrasti tra interessi legittimi che si possono determinare, e quindi l’obbligo di perseguire la condotta etica come stabilita dal codice per affrontare tali situazioni potenziali, sia per prevenire i conflitti di interesse, sia per dirimere i contrasti tra gli interessi. La visione etica richiede inoltre consapevolezza che la consulenza, offerta in forma di impresa, deve realizzare la cooperazione con molteplici interlocutori, i cosiddetti stakeholder, interni ed esterni: soci, partner, dipendenti e collaboratori, fornitori oltre che i clienti. Tali relazioni sono anch’esse rilevanti ai fini dell’etica della consulenza, e sono quindi soggette al Codice Etico.

 

La visione etica richiede infine di essere consapevoli che l’attività di consulenza può avere importanti conseguenze sui terzi e in specie sugli stakeholder del cliente o dell’organizzazione del cliente, e quindi di fare il possibile per prevederle. Tali stakeholder sono infatti, loro stessi, portatori di interessi legittimi, di diritti e aspettative che sono rilevanti ai fini del Codice Etico del consulente, e nei confronti dei quali il consulente è moralmente responsabile. In particolare il consulente, mentre cerca di agire nel migliore interesse del cliente e dell’impresa od organizzazione del cliente, intende tale interesse come coerente o almeno compatibile con quello degli stakeholder dell’impresa o dell’organizzazione del cliente.

 

Pertanto, l’etica della consulenza aderisce al principio di responsabilità sociale dell’impresa e intende perciò il perseguimento dell’interesse delle imprese o delle organizzazioni in linea con il principio della creazione di valore per i loro stakeholder, nonché l’esercizio del ruolo di chi governa le imprese, e quindi di chi grazie a maggiore conoscenza lo consiglia, come basato su un dovere fiduciario nei riguardi di tutti gli stakeholder dell’organizzazione.

 

Ai fini di questo codice si intendono stakeholder quelle categorie di individui o gruppi di individui che hanno un interesse essenziale in gioco, nelle modalità di svolgimento e nelle conseguenze della consulenza o nella direzione e governo delle organizzazioni, imprese, aziende o amministrazioni cui la consulenza è prestata e su cui essa ha effetto.

 

Sono stakeholder del consulente in senso stretto:

  • Il cliente (sia il committente individuale, sia l’organizzazione cliente);
  • I soci, i dipendenti e i collaboratori della società di consulenza;
  • I fornitori e le imprese partner in progetti di consulenza.
  • Sono stakeholder del consulente, in senso ampio:
  1. gli stakeholder del cliente, su cui ricadono le conseguenze in modo diretto o indiretto delle decisioni consigliate dal consulente:
  • I dipendenti e collaboratori del cliente;
  • I clienti e utenti dei beni e servizi prodotti e distribuiti dal cliente;
  • Gli azionisti del cliente qualora si tratti di impresa privata;
  • I fornitori del cliente;
  1. le comunità locali e nazionali entro le quali opera il consulente, oppure il cliente del consulente e i cittadini in generale;
  2. la comunità professionale;
  3. i cittadini in generale e le istituzioni pubbliche che li rappresentano;
  4. le istituzioni di regolamentazione;
  5. il mondo della cultura, della formazione, dell’università e della ricerca scientifica e tecnologica;
  6. le generazioni future interessate alla sostenibilità dello sviluppo cui la comunità professionale contribuisce;

 

In conclusione, la visione etica della consulenza è alla base della legittimazione sociale della stessa professione di Avvocato.

 

 

  1. PREMESSA

Il presente Codice Etico contiene i valori ed i principi etici e morali che determinano la conduzione dell’attività professionale della società tra avvocati PALMA BORIA STA S.r.l.. Tutti i soggetti interni e gli stakeholder dell’azienda devono adottare comportamenti idonei ed ispirati a quanto in esso dettato.

Di conseguenza è necessario che il Codice Etico sia pubblicato sul sito web della società.

Tali principi e norme comportamentali sono parte integrante del modello di organizzazione, gestione e controllo adottato da PALMA BORIA STA S.r.l. ai sensi e per gli effetti del D.lgs. 231/2001. Il Codice Etico si rivolge a tutti i professionisti, soci, dipendenti, collaboratori e partner dello Studio, denominati “destinatari del codice”, che devono conoscere e osservare le norme deontologiche in esso contenute, improntando la propria condotta alla cooperazione e vicendevole collaborazione.

Il Codice Etico deve essere, quindi, elemento di riferimento ed orientamento per i destinatari, ed abbraccia in modo ampio il ruolo ed i rapporti con i propri interlocutori.

 

  1. DESTINATARI – FINALITÀ DEL CODICE ETICO

I principi esposti nel Codice Etico orientano i comportamenti di tutti i destinatari, ovvero i Soci, gli Amministratori, i Dirigenti, i dipendenti, i consulenti, i collaboratori tutti della società, nonché tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano ed intrattengono rapporti o relazioni con essa. A tale fine tutti i destinatari ne devono essere a conoscenza.

 

Obiettivo del Codice Etico è quello di migliorare i processi aziendali, diffondendo una cultura aziendale volta all’efficienza dei controlli e delle attività.

 

Il Codice Etico di PALMA BORIA STA S.r.l. descrive l’insieme dei valori e dei principi etici che caratterizzano l’attività di tutti coloro che operano in nome e per conto dello studio.

 

Il codice etico di PALMA BORIA STA S.r.l. si fonda sulle norme ed i principi del Codice Deontologico Forense e sulle Linee Guida di Confindustria (ASSOCONSULT) specifiche per le società di consulenza, in quanto compatibili.

 

Nella definizione dei contenuti, dei valori e degli standard etici di comportamento, ci si è avvalsi anche del contributo personale di ciascun socio, associato, dipendente e collaboratore, allo scopo di stabilire dei criteri di condotta professionale e morale condivisi da tutte le persone che vivono quotidianamente la realtà dello Studio PALMA BORIA STA S.r.l..

 

La filosofia di PALMA BORIA STA S.r.l. è quella di porre il cliente in primo piano e di soddisfare le sue richieste, attraverso delle risposte tailor made, altamente qualificate.

L’aggiornamento costante sulle materie trattate, nelle diverse aree di competenza, l’utilizzo di strumenti di lavoro tecnologicamente avanzati, l’integrazione della struttura organizzativa interna, la propensione per il lavoro di squadra, sono tutti elementi che rispecchiano la volontà di costituire un punto di riferimento per la propria clientela, alla quale poter fornire un servizio di consulenza legale globale ed efficiente.

Attraverso il Codice, lo Studio, vuole, altresì, promuovere e comunicare all’esterno i valori guida che contraddistinguono le proprie metodologie di lavoro.

La consultazione del Codice Etico è, quindi, aperta a chiunque volesse prenderne visione e, per tale ragione, lo stesso è stato pubblicato on line sul sito web PALMA BORIA STA S.r.l. in un’area dedicata.

 

  1. PRINCIPI GENERALI ETICI

Tutti i destinatari devono rispettare i principi generali etici di moralità, equità ed eguaglianza, tutela della persona e della salute, diligenza, trasparenza, onestà, correttezza ed efficienza, riservatezza, imparzialità, tutela dell’ambiente e leale concorrenza.

Il Codice Etico deve essere accettato da tutti i destinatari.

Ai fornitori strategici verrà chiesta l’adozione di regole comportamentali compatibili ed aderenti ai principi etici ispiratori del Codice Etico.

Il Codice Etico è adottato da PALMA BORIA STA S.r.l. mediante verbale del suo Consiglio d’Amministrazione tenuto il 19.02.2021. Esso potrà essere modificato, revisionato ed integrato al fine di adeguarlo ad evoluzioni normative e di sensibilità civile, oltre che su indicazioni dell’Organismo di Vigilanza così come previsto dal D.lgs. 231/2001.

In caso di inosservanza o di violazione, poiché si va ad intaccare l’etica aziendale, vige un sistema sanzionatorio che associa ad ogni tipologia di inosservanza o violazione la relativa sanzione.

I principi etici generali ispiratori del Codice Etico sono:

  • moralità,
  • equità ed eguaglianza,
  • tutela della persona e della salute,
  • diligenza,
  • trasparenza,
  • onestà,
  • correttezza ed efficienza,
  • riservatezza,
  • imparzialità,
  • tutela dell’ambiente,
  • leale concorrenza.

 

L’insieme di questi principi deve essere accettato ed adottato da tutti gli operatori diretti ed indiretti di PALMA BORIA STA S.r.l..

Per favore l’adozione del codice etico e mettere concretamente tutti i suoi destinatari nelle condizioni di rispettarne i principi, viene adottato un rigoroso sistema procedurale che disciplina ogni attività aziendale. Tutte le attività, operazioni e transazioni dell’Azienda sono eseguite sulla base di tali procedure, che sono orientate sia al rispetto dei principi enunciati nel presente codice etico che, al contempo, ad un adeguato controllo di gestione. Il tutto con l’obiettivo di concretizzare un miglioramento dell’efficienza delle funzioni e la diffusione della cultura del controllo, all’interno di un quadro di alto profilo etico e morale.

L’accettazione e l’adozione del codice etico determina a carico di tutti i destinatari l’assunzione do responsabilità personale in caso di inosservanza e violazione delle procedure aziendali, minando alla radice il rapporto fiduciario con esso instaurato; a prevenzione di tali comportamenti viene adottato un sistema sanzionatorio, in conseguenza del quale, coloro che si renderanno responsabili di inosservanza e violazione delle procedure aziendali, saranno adeguatamente sanzionati.

 

  • Autonomia del collaboratore

Ai fini di questo codice si intende con “collaboratore” (di ogni genere) dello Studio Legale, il dipendente di qualsiasi livello ed i collaboratori che svolgono su progetto la loro attività nell’ambito dello studio, i professionisti (inclusi i partner o soci) che abbiano stabili relazioni di collaborazione con la STUDIO anche e nelle forme contrattuali del lavoro autonomo.

 

Lo STUDIO rispetta l’autonomia del collaboratore ed esercita l’autorità in modo legittimo.

 

Posto che i rapporti di lavoro e collaborazione siano formalizzati con regolare contratto, l’autonomia dei collaboratori è un carattere costitutivo della consulenza legale, poiché ciascun componente dello STUDIO deve avere capacità di ricerca, pensiero e giudizio indipendente ed assumersi responsabilità. L’autonomia del collaboratore si esprime nella cooperazione all’interno del team di lavoro, ove, grazie alla complementarietà con le risorse umane, intellettuali e cognitive degli altri, egli contribuisca generare migliori soluzioni e valore. Le relazioni devono quindi rispettare l’autonomia del collaboratore e prevenire l’abuso di autorità. Questo può avvenire anche mediante una scarsa o iniqua considerazione dei contributi forniti dai collaboratori. L’esercizio improprio dell’autorità conduce alla creazione di un ambiente di lavoro non cooperativo, fatto di personalismi e favoritismi, in cui l’interesse particolare è anteposto all’interesse generale.

 

Principi etici coinvolti: uguaglianza; autonomia; imparzialità, empatia ed equo bilanciamento; promozione delle capacità e della crescita professionale; giuste remunerazioni.

 

Regole di condotta:

I partner dello STUDIO prevedono modalità di partecipazione dei collaboratori alle decisioni, nella misura in cui siano in grado di contribuire;

  • discutono, con il collaboratore, le valutazioni e le decisioni che lo riguardano in modo trasparente e oggettivo;
  • adottano sistemi di valutazione, incentivazione e retribuzione che favoriscano non i prevaricatori ma chi coopera alla creazione di valore;
  • chi esercita l’autorità si rivolge ai suoi collaboratori con un linguaggio appropriato.

 

I partner dello STUDIO non discriminano nelle promozioni e nelle assunzioni, non attuano discriminazioni tra i dipendenti, nelle decisioni relative alla selezione del personale e per gli avanzamenti di carriera dei collaboratori, sulla base del sesso e della sessualità, della razza, del credo religioso o politico.

 

Principi etici coinvolti: uguaglianza; imparzialità, empatia ed equo bilanciamento; trasparenza; giuste remunerazioni.

 

Lo STUDIO tutela l’integrità fisica, psichica e morale dei collaboratori.

Principi etici coinvolti: uguaglianza; riservatezza e privacy; equa condotta contrattuale.

Regole di condotta: all’ interno della PALMA BORIA STA S.r.l. il lavoro è organizzato con equità. Eventi imprevisti possono portare ad una riorganizzazione interna dello STUDIO che modifica la posizione di un collaboratore, con il rischio di espropriare quest’ultimo dei frutti del suo impegno, senza riconoscerne il contributo o sacrificando le sue legittime aspettative legate ad un possibile sviluppo di carriera e remunerazioni future.

 

Lo STUDIO favorisce l’apprendimento, lo sviluppo delle competenze e la professionalità dei collaboratori ed è impegnato a sviluppare il valore delle competenze del collaboratore ed al contempo ne salvaguarda ed accresce la competitività.

Principi etici coinvolti: promozione delle capacità e della crescita professionale; equa condotta contrattuale.

Regole di condotta:

Lo STUDIO:

  • Non utilizza forme di stage impropriamente con il solo fine di avvalersi di lavoro qualificato a basso costo senza offrire, in effetti, crescita professionale e garantisce che gli stage siano remunerati;
  • Chiarisce in modo trasparente la natura dello stage, che può essere rivolto a un progetto specialistico di comune interesse per lo STUDIO e lo stagista, che sebbene non offra una sicura prospettiva di assunzione all’interno dello STUDIO, accresce l’occupabilità generale dello stagista.

 

Lo STUDIO remunera equamente i propri collaboratori.

E’ attento a fare in modo che i collaboratori siano equamente remunerati a fronte del proprio investimento in capitale umano e professionalità all’interno dello STUDIO.

E’, inoltre, consapevole che il contributo individuale della consulenza spesso non è separabile da quello degli altri colleghi che operano in un team, poiché è grazie alla complementarietà con essi che l’apporto personale conferisce effettivo valore all’impresa.

Principi etici coinvolti: giuste remunerazioni; promozione delle capacità e della crescita professionale; equa condotta contrattuale.

 

Regole di condotta:

  • la politica di remunerazione dei collaboratori è basata sul riconoscimento del merito per il contributo dato in termini di sforzo e risultati.

 

Lo STUDIO adotta sistemi divalutazione, incentivazione e retribuzione che favoriscano non chi è più abile a prevalere sui colleghi ma chi favorisce collaborazione e spirito di squadra per risolvere i problemi e creare valore per lo STUDIO e gli stakeholder;

  • A tutti i collaboratori viene data uguale opportunità di contribuire e di applicare e sviluppare le proprie capacità, senza favoritismi o nepotismi. Mezzi, risorse e informazioni devono essere messi a disposizione di ciascuno in modo che, avendone ottenuto una dotazione in funzione del bisogno, ognuno abbia l’opportunità di meritarsi una remunerazione proporzionale al contributo dato;
  • Qualora lo STUDIO richieda al collaboratore di sottoscrivere accordi di non concorrenza che imponga al collaboratore che cambi occupazione il divieto di operare nel settore e con clienti con cui operava precedentemente – ambiti nei quali egli abbia costruito un rapporto fiduciario e in cui abbia realizzato i propri investimenti specifici che in tal modo rimangono a vantaggio del consulente- si raccomanda che tali accordi di non competizione risarciscano l’ex collaboratore per la rinuncia ai frutti di suddetti investimenti non recuperabili;
  • non costituisce titolo di merito raggiungere gli obiettivi aziendali se questo è fatto in violazione del Codice Etico

 

Lo STUDIO chiede ai propri collaboratori di adempiere ai propri doveri con lealtà.

Nella gestione delle attività di studio è richiesto ai collaboratori di cooperare rispettando in modo reciproco i principi etici nel vantaggio comune della STA, dei clienti e degli stakeholder.

Principi etici coinvolti: integrità e reciprocità; equa condotta contrattuale; fiducia; riservatezza e privacy; giuste remunerazioni; interesse del cliente.

 

Regole di condotta:

lo STUDIO chiede al collaboratore

  • di svolgere con diligenza e cura nello svolgimento degli incarichi a favore del cliente e dimostrare disponibilità ai controlli che il consulente deciderà di disporre nei limiti stabiliti dalla legge e dal Codice Etico;
  • di porre scrupolo nella tutela delle risorse dello STUDIO, non farne uso per scopi di arricchimento personale in contrasto con l’interesse dello STUDIO, del cliente e degli altri stakeholder e documentare l’impiego da parte sua di dette risorse (rimborsi-­‐spese, viaggi di lavoro ecc.);
  • di informare tempestivamente lo STUDIO circa le situazioni o attività svolte nelle quali egli potrebbe essere personalmente titolare di interesse in conflitto con l’interesse dello STUDIO o del cliente oppure qualora titolari di tali interessi potrebbero essere il coniuge, i figli, o altri parenti di primo grado. Il collaboratore si astiene da tali attività.
  • di astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari delle quali venga a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni presso il cliente, che in tal modo vengono sottratte al cliente, agendo così in conflitto di interesse col cliente e col consulente;
  • di non accettare non solo pagamenti ma neppure regali o benefici in natura da parte di clienti o fornitori i quali diano adito al solo sospetto che egli possa offrire in cambio un trattamento di favore in contrasto con l’interesse legittimo dello STUDIO o dei terzi come protetti da questo codice o dalla legge. Il collaboratore rispetta i limiti entro i quali i regali possono essere fatti o ricevuti, in modo da poter essere interpretati come atti di cortesia aventi valore commerciale meramente simbolico Tali limiti sono portati dallo STUDIO a conoscenza dei clienti, dei fornitori e di ogni soggetto di relazioni commerciali o committente di incarichi;
  • di astenersi da atti, interni all’organizzazione di impresa, il cui scopo sia ottenere decisioni favorevoli di avanzamento di carriera o assegnazione di budget o incarichi rilevanti, con i relativi benefici, ove tali obiettivi siano perseguiti per mezzo di informazioni manipolatorie o false circa capacità o realizzazioni personali, oppure opportunità per l’impresa, o anche per mezzo di benefici promessi in cambio di decisioni favorevoli di superiori o in cambio del silenzio da parte del personale adibito ai controlli;
  • di seguire scrupolosamente le procedure fissate dallo STUDIO per proteggere le informazioni sui dipendenti, sui fornitori e sui clienti, e le altre informazioni che costituiscono un patrimonio dello studio.

Unico limite a detto obbligo è posto da situazioni in cui la riservatezza di informazioni costituisca grave pericolo per la salute o il benessere degli stakeholder e della collettività circostante.

 

Nel caso in cui il collaboratore ravvisi una posizione in conflitto con i principi sopra statuiti deve tempestivamente fornire informazione al suo diretto superiore ed all’Organismo di Vigilanza.

Tutti gli operatori sono tenuti alla riservatezza relativamente a know-­‐how, ai documenti e alle informazioni aziendali di cui sono venuti a conoscenza nel corso dell’espletamento delle funzioni assegnate. La violazione della riservatezza lede gravemente il rapporto fiduciario e determina sanzioni e provvedimenti.

 

  1. SICUREZZA E AMBIENTE DI LAVORO

Nella PALMA BORIA STA S.r.l. è diffusa una cultura della sicurezza nell’ambiente di lavoro. E’ tutelata la privacy relativamente ad informazioni personali ed a relazioni interpersonali con altri collaboratori.

Uso dei beni aziendali

Relativamente ai software aziendali, questi sono utilizzati da ciascun operatore solo per scopi aziendali e nel rigoroso rispetto delle politiche di sicurezza per la protezione dei sistemi informatici e dei dati societari.

 

  1. RAPPORTI CON I SOCI

Gli organi gestori si impegnano a fornire ai soci informazioni dettagliate, veritiere, tempestive, tese a favorire la loro partecipazione alle decisioni aziendali. E’ impegno aziendale incrementare il valore della propria attività a fronte degli investimenti dei soci, valorizzando la gestione ed elevando gli standard di prestazione dei servizi. L’attività di PALMA BORIA STA S.r.l.. mira a proteggere, consolidare ed incrementare il patrimonio aziendale a tutela della società, dei soci e dei creditori.

 

  1. RAPPORTI CON LA PUBLICA AMMINISTRAZIONE ED AUTORITÀ DI VIGILANZA

I rapporti tra la Società e le Istituzioni Pubbliche sono improntati ai principi di correttezza, trasparenza e collaborazione. Viene rifiutata qualsiasi tipologia di comportamento che possa ricondursi ad una natura idonea a pregiudicare i principi espressi nel presente Codice.

L’assunzione di impegni con le Pubbliche Amministrazioni e le Istituzioni Pubbliche è riservata a personale specifico, secondo le procure conferite, salvo procure speciali eventualmente conferite ad altre risorse interne. Questi sono tenuti ad operare nel rigoroso rispetto ed osservanza di Leggi, normative e regolamenti vigenti.

Ogni rapporto con gli interlocutori Istituzionali a livello nazionale e territoriale, deve avvenire attraverso i canali di comunicazione a ciò preposti, rappresentando i propri interessi e posizioni in maniera trasparente, rigorosa e coerente con i principi espressi nel presente Codice.

Lo STUDIO non potrà essere rappresentato nei rapporti con la Pubblica Amministrazione da consulenti terzi nel caso in cui si possa incorrere in conflitti di interesse.

 

  1. FORNITORI E PARTNER PROFESSIONALI E COMMERCIALI ESTERNI

Lo STUDIO intrattiene con i fornitori relazioni contrattuali eque ed offre loro le informazioni necessarie a tutelarsi. Non trae indebito vantaggio dalle relazioni di dipendenza contrattuale in cui possono trovarsi partner o fornitori, a causa della loro insufficiente informazione sulle attività del consulente, specialmente quando stabiliscano relazioni di lungo periodo, con prestazioni anticipate rispetto ai pagamenti e investimenti da parte del fornitore.

Principi etici coinvolti: trasparenza; equa condotta contrattuale; imparzialità, empatia ed equo bilanciamento.

Regole di condotta: Lo STUDIO informa fornitori e partner in modo completo, veritiero e tempestivo circa

  • caratteristiche dell’attività di consulenza svolta;
  • caratteristiche dei progetti nei quali essi siano coinvolti;
  • rischi che i fornitori possono dover affrontare qualora si verifichino circostanze negative;
  • forme e tempi di pagamento.

 

Lo STUDIO si attiene al principio di equità nella riformulazione dei contratti, non sfrutta il verificarsi di eventi imprevisti quali, ad esempio, l’interruzione o modifica del rapporto contrattuale con il cliente finale e la situazione di dipendenza in cui il fornitore o il partner possa trovarsi a causa dei suoi investimenti fatti allo scopo di collaborare col consulente stesso, per rinegoziare opportunisticamente i contratti. In particolare, non tenta di imporre ritardi nei pagamenti, abbassare i prezzi o cercare benefici che comportano danni per il fornitore o il partner rispetto agli accordi iniziali.

Principi etici coinvolti: equa condotta contrattuale; imparzialità, empatia ed equo bilanciamento; giuste remunerazioni.

Regole di condotta: lo STUDIO

  • illustra che, se una riformulazione del contratto è richiesta, ciò dipende da eventi effettivamente imprevisti;
  • qualora la modifica del contratto imponga nuovi costi o permetta benefici imprevisti economicamente significativi per le parti – che nascono dagli investimenti specifici fatti in precedenza anche dal fornitore o partner – ripartisce tali costi e benefici secondo i termini di un contratto che le parti avrebbero sottoscritto qualora tutti gli eventi fossero stati inizialmente noti;
  • in caso di rinegoziazione o interruzione di un contratto con il cliente, condivide equamente con il partner i costi intervenuti, qualora in base agli accordi iniziali questi partecipi al rischio del progetto.

 

Lo STUDIO tratta i fornitori in modo imparziale e previene i conflitti di interesse nei loro confronti, non applica trattamenti discriminatori tra i vari fornitori o difformi condizioni, non motivabili, per il medesimo servizio nel pagamento, gestione e formulazione dei contratti con fornitori e partner. Previene inoltre i conflitti di interesse con i fornitori, nel caso in cui soci o dipendenti dello STUDIO, o loro congiunti fino al primo grado di parentela, abbiano partecipazioni o detengano posizioni in imprese fornitrici o partner dello STUDIO.

Principi etici coinvolti: uguaglianza; imparzialità, empatia ed equo bilanciamento; fiducia; interesse del cliente.

Regole di condotta: lo STUDIO

  • richiede che i soci o i collaboratori, che abbiano voce in capitolo nella selezione di fornitori o partner, dichiarino anticipatamene le loro relazioni o partecipazioni con i potenziali fornitori o partner;
  • in presenza di potenziali conflitti di interesse, richiede che essi si astengano dalle suddette decisioni;
  • in alternativa si dota di procedure che garantiscano la corretta segregazione delle responsabilità decisionali (segregation of duty);
  • non utilizza impropriamente le informazioni riservate dei fornitori.

 

  1. RAPPORTI CON PARTITI, ORGANIZZAZIONI SINDACALI ED ASSOCIAZIONI

E’ attribuita ai soggetti dotati di adeguati poteri la facoltà di elargire contributi a partiti politici, comitati, organizzazioni pubbliche o candidati politici purché rigorosamente nel rispetto delle normative vigenti, e tal fine è loro obbligo conservare la relativa documentazione.

 

  1. CONTRIBUTI E SPONSORIZZAZIONI

Lo STUDIO può aderire a richieste di sponsorizzazioni a mezzo versamento di contributi ad associazioni senza scopo di lucro e regolarmente costituite, purché le loro attività non siano in contrasto con i principi enunciati nel presente Codice. Possono essere oggetto di sponsorizzazioni associazioni che operano nel campo delle attività sociali, ambientali, sportive, artistiche, culturali e simili.

 

  1. DATI E REGISTRAZIONI CONTABILI

Le registrazioni contabili devono offrire una rappresentazione veritiera delle attività commerciali e della situazione economico-­‐finanziaria di PALMA BORIA STA S.r.l., non potendo falsare in modo artificioso la performance aziendale.

Di conseguenza, ogni operazione o transazione deve essere correttamente registrata nel sistema di contabilità aziendale secondo i criteri indicati dalla legge ed i principi contabili applicabili, e deve inoltre essere debitamente autorizzata, veritiera, corretta, verificabile, accurata, coerente e congrua.

Affinché la contabilità risponda ai requisiti di verità, completezza e trasparenza del dato registrato, per ogni operazione deve essere conservata adeguata documentazione di supporto, in modo da consentire:

  • l’immediata individuazione delle caratteristiche  e          delle     motivazioni     sottostanti all’operazione;
  • la ricostruzione formale e cronologica dell’operazione;
  • la verifica del processo di decisione, di autorizzazione e di realizzazione.

 

Ciascuna registrazione contabile deve riflettere esattamente le risultanze della documentazione di supporto. Pertanto, la documentazione deve essere accuratamente conservata e di immediata reperibilità.

 

  1. ORGANISMO DI VIGILANZA

Viene appositamente costituito un Organismo di Vigilanza la cui composizione, poteri, compiti e responsabilità sono disciplinati a parte.

In breve, e per quanto di interesse ai fini dell’applicazione dei principi enunciati nel presente codice, l’OdV dovrà:

-monitorare l’applicazione dello stesso da parte dei soggetti interessati accogliendo eventuali segnalazioni fornite dagli interlocutori interni ed esterni;

-relazionare periodicamente al Consiglio di Amministrazione sui risultati dell’attività svolta, segnalando eventuali sue violazioni;

-esprimere pareri in merito alla revisione delle politiche e procedure, allo scopo di garantirne la coerenza con il Codice Etico;

-provvedere, ove necessario, a proposte di revisione del Codice Etico.

 

MODALITÀ DI ATTUAZIONE DEL CODICE ETICO

Tutti i destinatari del codice etico che a qualunque titolo svolgono la propria attività a favore di PALMA BORIA STA S.r.l. essendo tenuti a conoscerne i principi enunciati e ad adottare le norme di riferimento che regolano l’attività svolta nell’ambito della propria funzione derivanti dalla legge o da procedure interne, hanno l’obbligo di:

  • rivolgersi ai propri superiori, referenti aziendali e all’OdV, in caso di richiesta di chiarimenti sulle modalità di applicazione delle stesse;
  • riferire tempestivamente all’OdV qualsiasi notizia, di diretta rilevazione o riportata da altri, in merito a possibili violazioni o richieste di violazioni ad essa rivolte; l’OdV dovrà assicurare l’assoluta riservatezza del mittente la comunicazione;
  • informare adeguatamente ogni terza parte con la quale vengano in contatto nell’ambito dell’attività lavorativa circa l’esistenza del Codice Etico e gli impegni ed obblighi imposti dallo stesso ai soggetti esterni;
  • esigere il rispetto degli obblighi che riguardano direttamente la loro attività;
  • adottare le opportune iniziative interne e, se di propria competenza, esterne in caso di mancato adempimento da parte di terzi dell’obbligo di conformarsi alle norme del Codice Etico.

 

COMUNICAZIONE

Il Codice è portato a conoscenza di tutti i soggetti interessati interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione.

Il Codice è pubblicato sul sito ufficiale unitamente ad un estratto del Modello di Organizzazione e Gestione.

A tutte le terze parti che entrino in rapporti contrattuali con PALMA BORIA STA S.r.l. si farà espresso riferimento al codice etico pubblicato sul proprio sito ufficiale.

 

VIOLAZIONE DEL CODICE ETICO

Le eventuali inosservanze del Codice Etico devono essere segnalate da tutti gli operatori sia interni che esterni in forma non anonima. Le segnalazioni sono inviate all’Organismo di Vigilanza e al diretto superiore. L’Organismo di Vigilanza convoca separatamente l’attore della segnalazione e il soggetto resosi responsabile della violazione. Gli autori della segnalazione sono tutelati dall’azienda ed è mantenuta riservata l’identità.

La violazione di quanto disciplinato dal Codice Etico è sanzionata con provvedimenti disciplinari immediati in funzione della gravità della sanzione, indipendentemente da un eventuale giudizio penale qualora il comportamento assunto costituisca reato.